Il/elle est chargé(e) de :
1) Fonction administrative 

• Rédiger des courriers, rapports et autres documents administratifs ;
• Déposer les courriers auprès des partenaires externes (Entreprises, ministères et toute autre organisation) ;
• Mettre en place un système d’archivage électronique des courriers de l’entreprise ;
• Assurer l’entretien et le suivi des équipements de l’entreprise (matériel informatique, matériel de bureau, fournitures,
  mobilier, etc.) ;
• Etablir les états de dépenses, de besoin, note de frais conformément à la procédure interne de l’entreprise tout en veillant
  à la conformité des pièces justificatives ;
• Organiser l’arrivée et le départ des visiteurs, nouveaux collaborateurs, des partenaires et Directeurs externes ;
• Veiller à la conformité du dossier fiscal des fournisseurs.

2) Fonctions Achat

• Mettre sur pieds une procédure d’achat, informer et former le personnel sur cette procédure et veiller à son respect ;
• Expertiser de manière mensuelle le patrimoine de l’entreprise et fournir des rapports ;
• Consolider les besoins d’achat de chaque département et veiller à les satisfaire dans les délais ;
• Faire une étude de marché des potentiels fournisseurs et partenaires externes et dresser une grille de prix par produit, matériel et mobilier de bureau ;
• S’assurer que les factures, bons de livraison ou attestation de service respectent les éléments de validation imposés par le département de finance et celui du contrôle ;
• Assurer un suivi régulier des fournisseurs, répondre à leurs questions et gérer les litiges ;
• Participer à la préparation des appels d’offres en collaboration avec les services demandeurs ;
• Vérifier la conformité des livraisons par rapport aux commandes et aux spécifications ;
• Assurer le suivi des contrats fournisseurs, vérifier leur conformité et en assurer le renouvellement ;
• Gérer les règlements des diverses factures (eau, électricité) de l’entreprise et celles des résidences.

3) Fonctions logistique

• Gérer le parc automobile :
• S’assurer que les principes de gestion et de protection sont respectés ;
• Faire un suivi spécifique sur les motifs de réparation des engins ainsi que les coûts associés ;
• Challenger l’ensemble des dépenses liées aux réparations avant remboursement par l’entreprise ;
• S’assurer de la fonctionnalité à 100% des engins ;
• S’assurer de la conformité et de la mise à jour des documents de chaque engin (Assurance, vignette, autorisation de circuler, taxe publicitaire, permis de conduire, visite technique, etc.) ;
• Gérer des envois et réceptions des colis et matériel dans le Cameroun et hors du Cameroun ;
• Gérer la logistique dans les différentes résidences attachées à l’entreprise ;
• Gérer le stock du matériel et faire des inventaires périodiques ;
• S’assurer de la propreté des bâtiments et de l’espace vert de l’entreprise ;
• Négocier les tarifs de transport avec les transporteurs.

4. Fonction relation extérieure

• Gérer des procédures d’obtention de visa et carte de séjour du personnel et des visiteurs étrangers ;
• Gérer des procédures de renouvellement ou prorogation de visa et carte de séjour ;
• Construire un carnet d’adresse solide pour la gestion des relations publiques.

5. Tableaux de bord & Reporting

• Faire une analyse physique et financière du matériel, mobilier et consommable de bureau de chaque département et
  ressortir le niveau de charge ;
• Mettre en place un tableau d’alerte et de suivi des paiements fournisseurs ;
• Mettre en place un tableau de suivi de renouvellement des dossiers administratif ;
• Élaborer un reporting hebdomadaire et mensuel de l’activité.